社員をミナジン勤怠管理システムに登録する方法をご案内します。
■目次
■操作対象ユーザー：人事権限者
■作業ページ
・社員マスタ（[設定]タブ>社員管理>社員>社員マスタ）
・社員マスタのアップロード（[設定]タブ>社員管理>社員>アップロード）
1.社員の登録方法（手動）
①設定タブ＞社員管理＞社員マスタ を開きます。
②下部にある [新規]をクリックします。
③必須 * マークを登録します。
【登録が必要な社員情報】
| 項目名 | 用途 | 入力ルール |
入力例 |
備考 |
| 社員コード[必須] | 検索・各種データ表示に利用 | 英数字設定可能 桁数自由だが全社員で桁数は統一する必要あり 重複不可 |
1000 |
データ連携の観点から給与システムと同じコードを設定する場合が多いです |
| 姓[必須] | 検索・各種データ表示に利用 | 特になし | 皆仁 | 文字数制限50文字まで 変更し更新すると過去にさかのぼってすべてのデータに反映されます。 |
| 名[必須] | 検索・各種データ表示に利用 | 特になし | 花子 | 文字数制限50文字まで 変更し更新すると過去にさかのぼってすべてのデータに反映されます。 |
| 姓（カナ）[必須] | 登録情報の表示 ※動作への影響はありません |
特になし | ミナジン | 管理を簡易化する場合はフリガナではなく「姓」を設定する場合が多いです |
| 名（カナ）[必須] | 登録情報の表示 ※動作への影響はありません |
特になし | ハナコ | 管理を簡易化する場合はフリガナではなく「姓」を設定する場合が多いです |
| 性別[必須] | 管理者記録用 | 下記選択肢から選択 男 女 |
男 |
管理を簡易化する場合は固定で「0」を設定する場合が多いです |
| 生年月日[必須] | 検索時に利用 | 数値8桁固定 | 19900101 | 不明の場合は99991231で入力をお願いします |
| 入社日[必須] | 検索・有給付与に利用 | 数値8桁固定 | 20100401 | 入社日を未来日付にした場合は、その日になるまでログインできません。 |
| メールアドレス （任意） |
アラート通知やパスワード変更時に利用（任意項目） | 携帯キャリア以外 | hanako@minagine.co.jp | パスワード変更や申請などのメール送信先になります。 不明分は空白にしておいて、事後設定も可能になります |
| サブメールアドレス （任意） |
「メールアドレス」の他に通知させたいアドレスがある場合に利用 | 携帯キャリア以外 | test@minagine.co.jp |
メールアドレス（会社）に何かしらアドレスが登録されている必要があります 給与明細、メールアラート、画面上で送信するtoのメール（タイムカード入力、タイムカード承認、申請、申請承認）はサブメールに送信されますが、画面上で送信するBccのメールは送信されません |
| 雇用形態[必須] | 検索・各種データ出力条件に利用 | 下記選択肢から選択 正社員 契約社員 アルバイト・パート 会社役員 一般派遣社員 特定派遣社員 その他 |
正社員 |
左記7種類からいずれかから選択が必須です ※システムの仕様上、追加変更は不可 |
| 就業形態[必須] | 出勤予定の自動作成判定、勤務開始/終了基準の判断、勤務時間数の計算時に利用 |
下記選択肢から選択 固定勤務制 ミニフレックス制 フレックスタイム制１（ｺｱﾀｲﾑあり） フレックスタイム制２（ｺｱﾀｲﾑなし） シフト制１ シフト制２ （遅早・時間外計算なし） 変形労働制(月) |
固定勤務制 |
選択した就業形態によって、タイムカードでの計算や計上される時間数が変わります |
| 管理対象（任意） | 勤怠管理対象者の判断時に利用 | 下記選択肢から選択 0 勤怠を管理する 1 勤怠を管理しない |
勤怠を管理する |
承認を行うが自身の勤怠記録を行わない役員の方は「1」でお願いします |
| 有給休暇制度（任意） |
有給休暇の自動付与を利用する場合に利用 |
登録済の自動作成ルールを選択 | 年次有給休暇 | |
| 主所属部署コード[必須] | 検索・各種データ表示に利用 | 特になし | テスト部 |
|
| 役職コード[必須] |
権限設定に利用 |
役職マスタで登録済みの役職を選択 |
上長（管理職） |
役職は処理日時点の役職（権限）が有効になります 部署異動で日付を指定して役職変更しても特に動作には影響しません |
| ログインID[必須] |
ログイン時に利用 | 英数字設定可能 重複不可 |
hanako |
メールアドレスの@以前の英数字で設定する場合が多いです |
| ログイン許可[必須] |
ログイン制御に利用 |
特になし | 許可 | |
| Felica ID または MIFARE UID（任意） |
ピットタッチを利用する場合に、ICカードを連携 |
既定のコード | 1234567890abcdef |
FeliCa(IDm) 8バイト16桁例 1234567890abcdef |
| パスワード（任意） |
ログイン時に利用 |
半角英数字と半角記号（ ! , @ # $ % ^ * ? _ ~ ）が利用可能 4文字以上の設定が必要 |
1234@abcd |
もし社員毎に設定しない場合は「1234@abcd」の初期パスワードが設定されます。 ログイン後に社員各自でパスワード変更いただくイメージになります。 |
| ＜補足＞ |
並び順について数字の昇順降順を判定しています。
社員マスタの新規登録の場合、自動で「入社日＝所属開始日」となります。「入社日≠所属開始日」の場合、登録後に変更可能です。
登録した場合、社員マスタに記録できるだけの仕様です。（他の画面に表示はされません）
登録した場合、社員マスタに記録できるだけの仕様です。（他の画面に表示はされません） |
※設定画面
④[登録]をクリックします。
下記メッセージが表示されたら、登録完了です
2.社員の登録方法（一括アップロード）
①本ページ下部にある「初期設定_社員マスタ.xls」をダウンロードします
※必ず「xls」形式で保存してください（xlsx形式は対応していないため）
②下記登録が必要な情報をもとにファイルにデータを入力し、保存します
※赤色のセルは必須、それ以外は任意の項目です
| ＜注意＞ |
空欄でアップロードした場合、空白で上書き（元々登録されていたものを削除する）はされない仕様です。（任意の項目については空白の場合、空白で上書きなのか削除したいのか判断できない仕様のため） |
【登録が必要な社員情報 】
「1.社員の登録方法（手動）」の【登録が必要な社員情報】をご参照ください。
③[設定]タブ>社員管理>社員>アップロードをクリックします
④ファイルを選択し、「アップロード」をクリックします
※アップロード区分は「更新」を選択したままで進めます
⑤正常に取り込めた場合、下記のメッセージが表示されるため、[更新]をクリックします。
下記メッセージが表示されたら登録完了です。
社員マスタアップロードのエラー一覧は下記のとおりです。（※順次更新）
| エラー内容 | 原因 | 対処法 | |
| 1 | 役職コードは必須です。 | 入力漏れ／正しいコードで入力できていない | 入力内容を確認し、修正 |
| 2 | 主所属部署コードは必須です。 | 入力漏れ／正しいコードで入力できていない | 入力内容を確認し、修正 |
| 3 | 雇用形態は必須です。 | 入力漏れ／正しいコードで入力できていない | 入力内容を確認し、修正 |
| 4 | 就業形態は必須です。 | 入力漏れ／正しいコードで入力できていない | 入力内容を確認し、修正 |
| 5 | 雇用契約が複数あるため、更新できません。社員マスタ画面で更新してください。 | 正しいコードで入力できていない | 入力内容を確認し、修正 |
| 6 | 社員コードは、○○で入力してください。 | 社員コードがマスタコードのルールと合わない | ・マスタコードのルールに沿った社員コードを設定する ・マスタコードのルールを変更する |
| 7 | 所属開始日 は、入社日（yyyy/㎜/dd）以降の日付を入力してください。 （入社日は、社員マスタ画面で変更できます） | システムの一次的な不具合 | ・時間をおいて再度登録を試す |